Materi di bawah ini adalah untuk komputer akuntansi kelas XI Akungansi.
MEMBUAT FILE DATA BASE PERUSAHAAN
Sebenarnya banyak sekali aplikasi akuntansi yang sudah beredar, namun dalam pembahasan materi
computer akuntansi, kami menggunakan aplikasi Myob Accounting. Banyak kemudahan yang diberikan
kepada pengguna (user) dalam pencatatan transaksi keuangan sampai dengan tahap pelaporannya.
Tahapan akuntansi dalam Myob Accounting dapat dikelompokkan menjadi :
a. Tahap persiapan, yaitu mulai dari pembuatan file data base, pembuatan daftar akun, pembuatan saldo awal akun dan saldo awal kartu (kartu pelanggan, kartu pemasok dan kartu stok barang), serta penentuan akun-akun terkait dengan fasilitas tertentu. b. Tahap pencatatan, yaitu kegiatan entry transaksi keuangan, dan transaksi penyesuaian/koreksi. c. Tahap pelaporan, yaitu penyajian laporan keuangan perusahaan sampai pada penutupan tahun buku perusahaan.
Pembuatan File Data Base Perusahaan
Setelah membuka aplikasi Myob Accounting, maka akan tampil jendela “Welcome to Myob Accounting”,
yang berisikan pilihan sebagai berikut: 
Open your company file, digunakan untuk membuka file data base yang telah dibuat sebelumnya. Create a new company file, digunakan untuk membuat file data base perusahaan. Explore the sample company, digunakan untuk melihat contoh akuntansi suatu perusahaan. What new in this version, digunakan untuk melihat tentang perubahan atau apa saja yang baru pada versi ini jika dibandingkan dengan versi yang lama
Exit the Myob Accounting, digunakan untuk keluar dari Myob Accounting
Dalam pembuatan file data base, tentunya kita akan memilih menu “Create a new company file”.
Sebelum membuat file data base, perlu disiapkan data tentang :
1. Nama perusahaan (company name)
2. Alamat perusahaan (company address)
3. Tahun keuangan berjalan (current financial year)
4. Bulan akhir tahun keuangan (last month of financial year)
5. Bulan konversi (conversion month)
Sangat mudah membuat file data base perusahaan, karena telah diberikan petunjuk pembuatannya.
Cobalah membuat file data base perusahaan dengan informasi sebagai berikut:
Nama Perusahaan : Bengkel Jaya
Alamat : Jalan Nusa Indah 2888, Negara
Tahun keuangan : 2020
Bulan akhir laporan : Desember
Bulan konversi : Desember
Catatan:
Catatlah langkah-langkah pembuatan file data base perusahaan di atas dalam buku catatanmu!
Banyak sekali kegunaan melakukan komputerisasi akuntansi jika dibandingkan dengan
menggunakan manual.
Jurnal yang dibuat selalu seimbang (balance), karena aplikasi tidak akan memproses apabila jurnal yang dibuat tidak seimbang antara debit dan kredit.
Dengan komputerisasi tidak memerlukan posting ke buku besar dan buku pembantu,
karena dilakukan otomatis saat jurnal dientry.
Tidak memerlukan pembuatan laporan keuangan karena komputerisasi sudah menyiapkan
laporan keuangan perusahaan. Tinggal kita memilih laporan mana yang perlu dicetak saja.
Dan masih banyak keuntungan lainnya. Kalian nantinya dapat menemukan sendiri keuntungan
penggunaan aplikasi akuntansi.
Program aplikasi dewasa ini sangatlah banyak, namun dalam pembelajaran ini kami menggunakan
aplikasi Myob Accounting. Aplikasi Myob Accounting banyak sekali versinya. Namun pada prinsipnya
hampir sama, hanya perbedaan tampilan dan beberapa menu. Silahkan gunakan versi yang sudah
ada di komputermu.
Klik tombol “Next”, dan akan muncul gambar di bawah ini.
Isilah data tentang informasi perusahaan. Selanjutnya klik tombol Next. Muncul tampilan berikut ini.
Entry (masukan data seperti di atas, dan klik tombol next. Muncul tampilan berikut ini.
Pesan di atas, minta konfirmasi tentang informasi akuntansi perusahaan. Informasi akuntansi ini tidak boleh salah.
Jika salah memasukkannya, kalian akan mengulang dari awal. Periksa kebenaran data yang kalian entry, dan jika
sudah benar, klik tombol Next. Namun jika salah, klik tombol Back.
Jika tombol Next dipilih, maka akan muncul pesan berikut ini.
Jendela di atas adalah untuk pembuatan daftar akun (account list). Ada 3 pilihan, yang mana saja boleh dipilih.
Tiga opsi pembuatan daftar akun di atas, dengan perbedaan sebagai berikut:
a. I would like to start with one of the list provided by Myob Accounting. Apabila kalian ingin memilih salah
satu daftar akun daftar akun yang disediakan oleh aplikasi Myob Accounting.
b. I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company file.
Apabila kalian menggunakan daftar akun yang telah disediakan. Bisa dengan aplikasi excel, word atau notepad.
Kalian mengimpor file tersebut ke Myob Accounting.
c. I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB Accounting. Pilihan ini digunakan untuk
membuat daftar akun setelah selesai memulai Myob Accounting.
Pilihan 1 dan 2 tidak saya bahas di sini. Yang saya gunakan adalah pilihan ke-3. Klik menu nomor 3 dan
klik tombol Next untuk melanjutkan.
Jendela di atas untuk menempatkan file data base Bengkel Jaya. Jika tidak diubah, maka file data base
Bengkel Jaya akan bergabung dengan instalasi Myob Accounting di Laptop atau komputermu. Sulit nantinya
akan menghapus, jika kalian tidak memerlukan lagi. Untuk itu kalian tentukan di file ditempat yang lain, misalnya
di drive D:\Kasus Myob\Bengkel Jaya.myo.Selanjutnya klik tombol Next.
Akan muncul jendela berikut ini.
Pilih dan klik tombol “Command Centre”, dan akan muncul jendela berikut ini.
